En la notaría 67 del círculo de Bogotá, la toma de decisiones se realiza de forma estructurada y conforme a normas legales y administrativas. Cada área de la notaría (jurídica, administrativa, operativa, atención al cliente, etc.) sigue procedimientos específicos para garantizar la legalidad, eficiencia y transparencia. A continuación, te explico los procedimientos comunes de toma de decisiones en las diferentes áreas:
1. Área Jurídica
Responsables: Notario, abogados asesores, auxiliares jurídicos.
Procedimientos:
- Análisis legal del acto o contrato: Revisión de la solicitud del usuario para verificar que cumple con los requisitos legales.
- Consulta de normativas aplicables: Uso de códigos, leyes y reglamentos (Código Civil, Ley Notarial, etc.).
- Determinación de viabilidad jurídica: El notario decide si puede o no autorizar el acto.
- Redacción y revisión de documentos: Elaboración de escrituras o actas conforme al análisis previo.
- Firma y autorización notarial: Solo el notario tiene la autoridad para tomar esta decisión final.
2. Área Administrativa
Responsables: Administrador, encargados de archivo, personal de gestión documental.
Procedimientos:
- Revisión de cumplimiento de requisitos administrativos: Validación de que se haya entregado la documentación necesaria.
- Control de tiempos de entrega y gestión: Planificación del trabajo diario y priorización de casos urgentes.
- Supervisión de archivo y custodia de documentos: Decisiones sobre cómo almacenar físicamente o digitalmente los documentos notariales.
- Gestión del personal: Asignación de tareas y toma de decisiones relacionadas con horarios, desempeño y recursos humanos.
3. Área de Atención al Cliente / Recepción
Responsables: Recepcionistas, orientadores legales, auxiliares.
Procedimientos:
- Identificación del trámite requerido: Escuchar al usuario y definir el tipo de trámite (compra-venta, testamento, poder, etc.).
- Entrega de requisitos: Decisión sobre qué documentos debe entregar el cliente.
- Canalización interna del trámite: Decidir a qué abogado o área se deriva el caso.
- Gestión de citas: Organización de la agenda para la atención personalizada del notario o asesores.
4. Área Contable / Financiera
Responsables: Contadores, encargados de caja o facturación.
Procedimientos:
- Determinación de costos: Aplicación de aranceles notariales vigentes según el tipo de trámite.
- Emisión de facturas y recibos: Verificación de pagos antes de la entrega de documentos.
- Gestión de ingresos y egresos: Decisiones sobre manejo de recursos, pago de proveedores y salarios.
- Auditorías internas o externas: Análisis financiero para la toma de decisiones correctivas.
5. Área Tecnológica o de Sistemas (si aplica)
Responsables: Técnicos en sistemas, soporte TI.
Procedimientos:
- Mantenimiento de sistemas informáticos: Decisiones sobre actualizaciones, respaldo de datos, seguridad informática.
- Digitalización de documentos: Priorización de documentos para escaneo y archivo digital.
- Automatización de procesos: Elección de herramientas tecnológicas para agilizar trámites.
6. Toma de decisiones del Notario (central en todo el proceso)
El notario, como máxima autoridad en la notaría, toma las decisiones más importantes:
- Autorización de escrituras públicas y actas notariales.
- Resolución de conflictos o dudas legales.
- Aceptación o rechazo de trámites.
- Supervisión del cumplimiento de la ley en todos los procesos.